Hoe ga je aan de slag met een opleidingsjaarplan?

Ook al bestaat er geen procedure of unieke methode voor het opstellen van een opleidingsplan, toch is het mogelijk om te bepalen voor wat een “goed” opleidingsplan is.

Een goed opleidingsplan is een plan dat:

• Aansluit bij de doelen van de organisatie
  De doelen van jouw organisatie haal je uit het (strategisch) opleidingsbeleidsplan (als dit er is) of het missie- en visiedocument of de cao.
  
  Check: legt het opleidingsplan een link met de strategie van je organisatie?

• Op een systematische en gestructureerde wijze wordt ingezet
  Het plan maakt deel uit van een continu proces van afstemming op nieuwe, wisselende noden en omstandigheden en van optimalisering van het leren. 
  
  Check: Maken we tijd om het opleidingsplan te evalueren? Is er ruimte om het plan bij te sturen? 

• Is gedragen in de organisatie
  Het opleidingsplan kan rekenen op de steun van iedereen.  Dit bekom je door leidinggevenden en medewerkers te betrekken bij het tot stand komen. Je kan dus best een zo ruim mogelijke participatie bevorderen en goed rond het opleidingsplan communiceren, vooraf en ook gedurende het volledige verloop.
  Check: Op welke manier betrekken we de directie? Hoe betrekken we de medewerkers bij het opmaken van het opleidingsplan? Wanneer en hoe bespreekt de directie het opleidingsplan met de werknemersafgevaardigden? 

• Geeft blijk van een creatieve invulling van de manieren waarop kan worden geleerd
  Als we leren zien als een middel om problemen op te lossen, de werking te verbeteren en te professionaliseren, komen ook andere leervormen in het vizier.  Out-of-the-box denken laat alternatieve leeroplossingen ingang vinden. Denk maar aan een afdelingsblog, boekenclub, gluren bij de buren, lunch&learn-momenten, …
  
  Check: Op welke manier vertalen wij leervragen naar leer-initiatieven? Welke leermogelijkheden bieden wij aan?

• Hou er rekening mee dat er in de loop van een jaar nog opleidingsvragen opduiken die niet in het plan staan maar wel relevant zijn. Neem daarom in de programmering duidelijke afspraken op over de plaats van ad hoc vragen. Bijvoorbeeld: 20 procent van het VTO-budget wordt opengelaten voor dit soort vragen. Werk met een procedure over hoe en aan wie deze aanvragen worden gesteld en door wie deze worden beantwoord (direct leidinggevende of L&D-verantwoordelijke).
  Deze checklist helpt je snel een oordeel vormen over een spontane opleidingsvraag.

• Het opleidingsjaarplan wordt in overleg met de werknemers opgemaakt.  Het plan wordt ter goedkeuring of advies voorgelegd aan de ondernemingsraad (syndicale delegatie, comité voor bescherming en preventie op het werk) of bij ontstentenis hieraan, aan de werknemers.

• Een goede administratie is essentieel. Ze vormt de basis voor het jaarlijks terugkerend overzicht van het opleidingsgebruik en de kosten die daar mee gemoeid zijn. Informatie die trouwens ook voor jaarverslagen of de sociale balans bruikbaar is.