Hoe behoud en deel je kennis in je organisatie?
Zorg dat waardevolle kennis niet verloren gaat
Wat gebeurt er als een ervaren collega morgen vertrekt? Weten anderen dan waar ze belangrijke informatie vinden? En kunnen ze die kennis ook gebruiken?
Door kennis goed te bewaren en te delen, zorg je ervoor dat belangrijke kennis en ervaring beschikbaar blijven in je organisatie. Met deze vijf inzichten pak je kennisoverdracht bewuster aan.
Alles wat medewerkers weten documenteren? Dat is niet haalbaar. En ook niet nodig.
Bepaal eerst welke kennis vitaal, essentieel, generiek of vrij beschikbaar is. Stel je daarbij drie vragen:
- Welke kennis mogen we absoluut niet verliezen?
- Welke expertise is moeilijk te vervangen?
- Waar ondervinden collega's echt problemen als een medewerker morgen vertrekt?
Zo investeer je je tijd en energie in de kennis die er echt toe doet.
Je zet een document op het intranet. Je stuurt een presentatie door. Of een collega legt iets uit. De kennis is gedeeld. Maar kan een collega ze later ook terugvinden of gebruiken?
Kennis delen wordt pas waardevol wanneer een collega er later opnieuw mee aan de slag kan.
Vraag dus niet alleen: "Hoe halen we deze kennis uit het hoofd van een medewerker?" Denk vooral na over: "Hoe zorgen we ervoor dat een collega er later mee aan de slag kan?"
Kennisdoorgeven krijgt vaak pas aandacht wanneer een ervaren collega de organisatie verlaat. Plots moet je in enkele weken vastleggen wat die persoon in jaren heeft opgebouwd.
Maak kennis delen en bewaren daarom onderdeel van het dagelijkse werk. Besteed aandacht aan vijf kennismomenten: nieuwe kennis opdoen, kennis capteren, vinden, toepassen en onderhouden.
Dat kan heel concreet. Bespreek lessons learned met je team. Documenteer waarom je een belangrijke beslissing nam. Deel goede praktijken. Zorg dat collega's elkaars back-up kunnen zijn.
Zo bouw je stap voor stap aan gedeelde kennis.
Niet alle kennis past in een handleiding of stappenplan. Soms helpt het meer om te weten bij wie je terechtkunt.
Maak daarom de expertise van collega's zichtbaar:
- Wie heeft ervaring met een bepaald thema?
- Wie kan een specifieke vraag beantwoorden?
- Welke collega's delen dezelfde expertise of interesse?
Zorg ervoor dat medewerkers gemakkelijk de juiste kennis en expertise kunnen vinden. Dat kan op verschillende manieren: met een eenvoudige vraag-en-antwoordstructuur , achtergrondinformatie, expertprofielen en communities.
Zo vinden collega's niet alleen informatie, maar ook de juiste mensen.
Een kennisbank, Teams, SharePoint, een intranet of AI kan helpen om kennis toegankelijk te maken. Maar technologie alleen lost geen kennisprobleem op.
Begin daarom bij je visie en strategie. Kijk vervolgens naar wat medewerkers echt nodig hebben, naar de kwaliteit van de informatie en naar hoe kennis door je organisatie stroomt.
Kies pas daarna de technologie die daarbij past.
Maak van kennis delen een dagelijkse gewoonte
Kennis behouden en delen gaat over meer dan informatie bewaren voordat iemand vertrekt. Zorg ervoor dat collega's voortdurend kennis opdoen, delen, terugvinden, toepassen en actualiseren .
Je hoeft daarvoor niet meteen een groot kennismanagementproject op te starten.
Begin met één vraag: Welke kennis vormt voor jouw organisatie een probleem als ze morgen plots verdwijnt?
Wil je kennis in je organisatie beter behouden en delen?
Deze vijf inzichten komen uit het webinar Hoe realiseer je kennistransfer in jouw organisatie? Daarin neemt expert informatie- en kennismanagement Hans Van Heghe je mee in kennisbeheer en kennistransfer.
Bekijk de opname van het webinar in Leerlabo en ontdek hoe je kennisoverdracht in je organisatie stap voor stap aanpakt.