Rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix
Maak met een RACI-matrix duidelijk wie welke rol opneemt binnen het leerbeleid.
Een sterk leerbeleid ontstaat niet vanzelf. Het vraagt inzet van verschillende betrokkenen: medewerkers, leidinggevenden, directie, HR, vormingsverantwoordelijken, interne experts en soms ook externe partners.
Met een rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix breng je in kaart wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo creëer je duidelijkheid, voorkom je dubbel werk en verklein je de kans dat leerinitiatieven afhankelijk worden van één persoon.
De tool helpt om eigenaarschap bewust te verdelen in de organisatie en leerinitiatieven duurzaam te verankeren in de organisatie.
Praktisch
Deze tool is bruikbaar wanneer je een leerbeleid uitwerkt of actualiseert of nieuwe leerinitiatieven worden opgestart. Zet de tool ook in wanneer er onduidelijkheid bestaat over verantwoordelijkheden, taken steeds bij dezelfde personen terechtkomen of als je initiatieven duurzaam wil verankeren.
De oefening kan individueel voorbereid worden, maar werkt het best wanneer verschillende betrokkenen samen de matrix invullen.
- Voorzie ongeveer 30 tot 60 minuten.
Werkwijze
Breng eerst de belangrijkste taken binnen het leerbeleid in kaart.
Denk bijvoorbeeld aan:
- leerbehoeften verzamelen;
- leerdoelen bepalen;
- opleidingen organiseren;
- collega's informeren over leerkansen;
- medewerkers stimuleren om te leren;
- leren op de werkvloer ondersteunen;
- resultaten opvolgen;
- leerdata analyseren;
- evalueren en bijsturen.
Beperk je tot de belangrijkste taken. Een overzichtelijke matrix werkt beter dan een uitgebreide lijst.
Maak vervolgens een overzicht van de rollen die betrokken zijn bij het leerbeleid.
Bijvoorbeeld:
- directie;
- leidinggevenden;
- medewerkers;
- HR of vormingsverantwoordelijke;
- interne trainers;
- leerambassadeurs;
- werkgroepen;
- externe partners.
Werk bij voorkeur met rollen en niet met namen. Zo blijft de matrix bruikbaar wanneer medewerkers van functie veranderen.
Bespreek per taak wie welke verantwoordelijkheid opneemt.
Je kan daarvoor de RACI-afspraken gebruiken:
Probeer voor elke taak één duidelijke eindverantwoordelijke (A) aan te duiden.
Of gebruik de Nederlandstalige codes. 
Kijk samen naar de ingevulde matrix.
Sta stil bij vragen zoals:
- Zijn verantwoordelijkheden voldoende verspreid?
- Zijn bepaalde taken afhankelijk van één persoon?
- Ontbreekt eigenaarschap voor bepaalde taken?
- Zijn leidinggevenden voldoende betrokken?
- Is duidelijk wie opvolgt, evalueert en bijstuurt?
Gebruik deze bespreking om afspraken te verfijnen.
Voorbeeld van een rollenmatrix
Tips en aandachtspunten
- Vermijd dat één persoon eigenaar is van te veel taken.
- Zorg ervoor dat leidinggevenden een actieve rol opnemen in het leerbeleid.
- Leg verantwoordelijkheden schriftelijk vast.
- Herbekijk de matrix regelmatig, bijvoorbeeld jaarlijks of bij organisatiewijzigingen.
- Gebruik de matrix als basis voor opvolging, communicatie en borging van het leerbeleid.
