Rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix
Maak met een RACI-matrix duidelijk wie welke rol opneemt binnen het leerbeleid, zodat afspraken niet afhankelijk worden van één persoon en initiatieven duurzaam verankerd blijven.
Een sterk leerbeleid ontstaat niet vanzelf. Het vraagt inzet van verschillende betrokkenen: medewerkers, leidinggevenden, directie, HR, vormingsverantwoordelijken, interne experts en soms ook externe partners.
Met een rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix breng je in kaart wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo creëer je duidelijkheid, voorkom je dubbel werk en vergroot je de kans dat leerinitiatieven ook op lange termijn blijven bestaan.
De tool helpt om eigenaarschap bewust te verdelen in de organisatie.
Praktisch
Deze tool is bruikbaar wanneer je een leerbeleid uitwerkt of actualiseert of nieuwe leerinitiatieven worden opgestart. Zet de tool ook in wanneer er onduidelijkheid bestaat over verantwoordelijkheden, taken steeds bij dezelfde personen terechtkomen of als je initiatieven duurzaam wil verankeren.
De oefening kan individueel voorbereid worden, maar werkt het best wanneer verschillende betrokkenen samen de matrix invullen.
- Voorzie ongeveer 30 tot 60 minuten.
Werkwijze
Breng eerst de belangrijkste taken binnen het leerbeleid in kaart.
Denk bijvoorbeeld aan:
- leerbehoeften verzamelen;
- leerdoelen bepalen;
- opleidingen organiseren;
- collega's informeren over leerkansen;
- medewerkers stimuleren om te leren;
- leren op de werkvloer ondersteunen;
- resultaten opvolgen;
- leerdata analyseren;
- evalueren en bijsturen;
Bijvoorbeeld:
- directie;
- leidinggevenden;
- medewerkers;
- HR of vormingsverantwoordelijke;
- interne trainers;
- leerambassadeurs;
- werkgroepen;
- externe partners.
Werk bij voorkeur met rollen en niet met namen. Zo blijft de matrix bruikbaar wanneer medewerkers van functie veranderen.
Bespreek per taak wie welke verantwoordelijkheid opneemt.
Een eenvoudige afspraak is:
- R = Responsible (verantwoordelijk): voert de taak uit
- A = Accountable (of eindverantwoordelijk): draagt de eindverantwoordelijkheid, beslist / keurt goed en bewaakt of de taak gebeurt
- C = Consulted (raadplegen): wordt advies gevraagd
- I = Informed (informeren): wordt op de hoogte gehouden
Probeer voor elke taak één duidelijke eigenaar aan te duiden.
Kijk samen naar de ingevulde matrix.
Stel jezelf vragen zoals:
- Zijn alle belangrijke taken toegewezen?
- Zijn bepaalde rollen overbelast?
- Zijn er taken zonder eigenaar?
- Hangt het succes van een initiatief af van één persoon?
- Zijn leidinggevenden voldoende betrokken?
- Is duidelijk wie opvolgt wanneer iemand afwezig is?
Tips:
- Vermijd dat één persoon eigenaar is van te veel taken.
- Zorg ervoor dat leidinggevenden een actieve rol opnemen in het leerbeleid.
- Leg verantwoordelijkheden schriftelijk vast.
- Herbekijk de matrix regelmatig, bijvoorbeeld jaarlijks of bij organisatiewijzigingen.
- Gebruik de matrix als basis voor opvolging, communicatie en borging.
